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¿Cómo distinguir entre gastos suplidos y gastos reembolsables y cómo facturarlos?

En vuestro trabajo diario os encontraréis en numerosas ocasiones ante la necesidad de adelantar pagos que, en última instancia, corresponden a vuestros clientes. Para abonarlos, facturarlos y, sobre todo, para cobrarlos sin problemas, lo primero debéis saber es de qué tipos de gastos se tratan: ¿suplidos o reembolsables?

Suplidos

Se denomina así a los gastos que van facturados directamente a nombre del cliente. Como cuando un abogado adelanta las tasas para la presentación de una demanda a nombre de su cliente o cuando una asesoría abona la factura de un notario para la constitución de una sociedad (a quién corresponderá posteriormente el pago definitivo).

El procedimiento de facturación en este caso sería insertar el gasto (bajo la denominación de suplido) en la factura que presentéis a vuestro cliente, añadiéndolo al total, pero sin incluir IVA ni retenciones. Es recomendable acompañar esta factura de una copia de la original del suplido para que quede documentada ante una posible inspección de Hacienda.

Para clarificar la cuestión, la propia Agencia Tributaria especifica una serie de requisitos para que un gasto figure como suplido y pueda excluirse de la base imponible:

  1. Ha de tratarse de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. Esto se acreditará ordinariamente mediante la correspondiente factura expedida a cargo del cliente.
  2. El pago de estas sumas debe efectuarse en virtud de un mandato expreso, verbal o escrito, del cliente por cuya cuenta se actúe, lo que excluye la posibilidad de considerar como suplido los gastos en que haya incurrido el empresario o profesional sin conocer el nombre de su posible cliente.
  3. La cantidad percibida por el mediador debe coincidir exactamente con el importe del gasto en que ha incurrido el cliente.
  4. El empresario o profesional mediador no podrá deducir el impuesto que hubiera gravado los gastos pagados en nombre y por cuenta de su cliente.

Reembolsables

Son los gastos que se registran a vuestro nombre, aunque se lleven a cabo para completar un trabajo o un servicio para vuestro cliente. Por ejemplo, cuándo acordáis que el cliente que este se hará cargo de todos los gastos adicionales a la realización de un trabajo: dietas, alojamiento, transportes, etcétera.

Para facturarlos estos gatos correctamente, solo deberéis contemplar la base imponible de la factura que hayáis adelantado, sin introducir el IVA y sumarla al importe de vuestros servicios. Una vez tengáis la cifra total, hay que practicarle el IVA y las retenciones correspondientes. Recordad también que estos gastos son considerados ingresos en el cómputo del IRPF o del Impuesto de Sociedades.

Si aún tienes dudas con estos conceptos recuerda que existen empresas especializadas como Intrum os ayudarán con la facturación y la recuperación de facturas impagadas, para que vosotros solo tengáis que preocuparos por ofrecer el mejor servicio a vuestros clientes.